業(yè)務(wù)商務(wù)文員是以出差，或者陪同領(lǐng)導(dǎo)出訪，配合領(lǐng)導(dǎo)完成商務(wù)目的的“業(yè)務(wù)商務(wù)文員”。其工作程序上來看一般可以分為三個階段：

 

（一）：準(zhǔn)備階段

1：訪問準(zhǔn)備：在上司決定訪問以后、商務(wù)文員要在出發(fā)前迅速做好充分地訪問準(zhǔn)備工作、做好包括調(diào)整思想、準(zhǔn)備物質(zhì)、必備資料等方面地準(zhǔn)備。

2：思想上的準(zhǔn)備。商務(wù)文員要首先了解上司決定訪問地主要目的：訪問地內(nèi)容和此次訪問的商務(wù)要點點、并了解邀請方、陪同上司訪問地相關(guān)人員、訪問日程安排、需要邀請單位做哪些準(zhǔn)備等。

3：組織準(zhǔn)備。商務(wù)文員要做到：根據(jù)上司指示擬制訪問方案、通知有關(guān)部門確定參加訪問地隨從人員名單、并進(jìn)行編組和分工、組織所有人員參加預(yù)備會、聽取上司關(guān)于預(yù)備工作地指示、學(xué)習(xí)有關(guān)文件、布置具體任務(wù)、印發(fā)訪問方案和日程安排、與邀請單位聯(lián)系、使其有所準(zhǔn)備。

4：資料準(zhǔn)備。商務(wù)文員要收集：邀請單位地歷史沿革、上司班子、當(dāng)前工作發(fā)表及評價地資料、同訪問工作相關(guān)地上司指示政策、法規(guī)性文件、同訪問中心內(nèi)容相關(guān)地理論和典型經(jīng)驗方面地資料、訪問地區(qū)有關(guān)地理：氣候：交通情況以及風(fēng)土人情方面地資料。

5：物質(zhì)準(zhǔn)備。商務(wù)文員要攜帶：辦公用具：常用藥物：差旅費以及照相機(jī)：收錄機(jī)等文化用品。　

 

（二）：訪問階段

1：做好組織安排。上司商務(wù)訪問免不了有察看商品生產(chǎn)現(xiàn)場、召開座談會或個別訪問等形式。這就要求隨從商務(wù)文員為之安排好時間：地點和有關(guān)人員。無論哪種活動、隨從商務(wù)文員都要做好記錄、以便事后分析：研究�！∩虅�(wù)文員看到：聽到地情況要及時：準(zhǔn)確地向上司匯報。

2：主動提出建議。在訪問階段、隨從商務(wù)文員如發(fā)現(xiàn)問題、應(yīng)主動向上司提出如何處理地建議。

3：及時同企業(yè)聯(lián)系。在上司訪問期間、商務(wù)文員要同原企業(yè)及時溝通信息。如將外出上司地活動情況及時用通訊工具告知企業(yè)、使企業(yè)留守上司者掌握外出上司地狀態(tài)。同時也要從企業(yè)內(nèi)部獲取信息、使外出上司及時了解上司地重要指示、以及原企業(yè)地工作動向、保證上司信息靈通、以利實施不間斷地指揮。

4：處理好日常事務(wù)。隨從商務(wù)文員要主動處理日常地事務(wù)工作。在組織安排中碰到人事：時間：地點等方面地矛盾、要主動協(xié)調(diào)、盡量做好事半功倍、提高效率。還要盡可能保證首長地生活和休息、使之身心健康：精力充沛地投入工作�！�

 

（三）：結(jié)束階段　隨從商務(wù)文員要做好訪問活動地善后工作、這個階段主要有：

1：做好返程安排。聯(lián)系安排好返程地交通工具、預(yù)定好車：船：機(jī)票、安排好途中食宿、確保上司地安全。

2：整理調(diào)查資料�；仄髽I(yè)后、要把訪問中發(fā)現(xiàn)地問題整理歸納成條、提出改進(jìn)工作：解決問題地建議。

3：抓緊有關(guān)問題地落實。在訪問時、上司答應(yīng)辦地事、回企業(yè)后商務(wù)文員要及時通知：督促有關(guān)部門抓好落實、做到言而有信、件件有著落、事事有回音。

4：報銷差旅費。隨從商務(wù)文員要協(xié)助上司結(jié)算開支：報銷差旅費：償還預(yù)借款。

5：回顧總結(jié)。隨從商務(wù)文員工作要對自己跟隨上司訪問期間地工作進(jìn)行回顧總結(jié)、主動征求上司地批評：幫助、這對商務(wù)文員自身地提高不失為一種有效地辦法。商務(wù)文員在整個跟隨上司外出活動期間要時刻注意維護(hù)上司地威信、執(zhí)行政策、遵守紀(jì)律、謙虛謹(jǐn)慎、平易近人、為上司：也為商務(wù)文員自身樹立良好地形象。